Oparcowano w dniu 31 stycznia 2018 r.
Informacja
dotycząca przechowywana dokumentacji posiadanej przez podmioty gospodarcze prowadzące apteki .
Wobec zakończenia kolejnego roku kalendarzowego – Biuro Izby pozwala sobie przedstawić informację dot. przechowywania posiadanej przez podmiot gospodarczy prowadzący aptekę – dokumentacji.
Szereg przepisów prawnych reguluje tryb postępowania dotyczący gromadzenia i przechowywania przez podmioty gospodarcze dokumentacji. Ze względu na ich mnogość i różnorodność wynikającą ze specyfiki działania podmiotów, niniejsze opracowanie omawia typowe, występujące nieomalże we wszystkich podmiotach prowadzących apteki ogólnodostępne – dokumenty i wskazuje ich okres przechowywania.
1. akta dotyczące podmiotu : związane np. z założeniem firmy, jej zmianami organizacyjnymi, organami firmy – tzw. akta o wartości historycznej, przechowywane są w podmiocie / a po jego likwidacji przekazane do archiwum państwowego / - wieczyście.
2. dokumentacja pracownicza :
a. akta osobowe pracownika przez okres zatrudnienia u pracodawcy a po jego zakończeniu przez okres 50 lat (art. 51 u ustawy z dnia 14 lipca 1983r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – t.j. Dz.U. z 2017r. poz. 217)
b. listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, stanowiące podstawę wymiaru renty bądź emerytury – okres 50 lat od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy (ustawa z dnia 17.12.1998r. t.j. Dz.U z 2017r. poz. 1383 o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych)
3. dokumentacja ZUS
a. dokumenty zgłoszeniowe osoby ubezpieczonej/pracownika/i płatnika – okres przechowywania 5 lat. (ustawa jak w pkt 2 b)
b. listy płac, karty wynagrodzeń – patrz pkt 2 b
c. kopie dokumentów rozliczeniowych z ZUS okres przechowywania – 5 lat od daty ich przekazania do ZUS.
4. dokumentacja podatkowa - księgi rachunkowe, podatkowa księga przychodów i rozchodów a także inne ewidencje prowadzone dla celów podatkowych (np. rejestr VAT, rejestr środków trwałych) i inne związane z nimi dokumenty - okres przechowywania 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (ustawa z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości t.j. Dz.U. z 2017r. poz. 2342 oraz ustawa z dnia 29.08.1997r. ordynacja podatkowa t.j. Dz.U. z 2017r. poz. 201)
Należy jednak pamiętać, iż wyżej wskazany okres 5 letni może ulec zmianie ze względu na zawieszenie lub przerwanie biegu przedawnienia zobowiązania podatkowego np. wydanie decyzji w sprawie wymiaru podatku (Podstawa prawna – ustawa o ordynacji podatkowej pkt 4)
5. Dokumentacja rachunkowa: (art. 74 ustawy z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości – t.j. Dz.U. z 2017r. poz. 2342)
a. roczne zatwierdzone sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu (przez czas istnienia podmiotu a następnie przekazane do archiwum)
b. księgi rachunkowe – 5 lat
6. recepty lekarskie oraz wystawiane na ich podstawie odpisy recept – 5 lat licząc od zakończenia roku kalendarzowego, w którym:
a. nastąpiła refundacja w przypadku recept na leki refundowane, środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywnościowego, wyroby medyczne;
b. zostały zrealizowane – w przypadku innych recept.
Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 8 marca 2012r. w spr. recept lekarskich t.j. Dz.U. z 2016r. poz. 62 z późn. zm
7. umowy na wydawanie refundowanych leków zawierane z NFZ – okres przechowywania przez czas obowiązywania umowy i następnie przez okres 5 lat od zakończenia roku kalendarzowego w którym umowa przestała obowiązywać.
Opracowała
Adw. Agnieszka Rychlicka
